Siempre que adquirimos productos en sitios comerciales o pagamos por algún servicio las empresas nos entregan un documento con la información de la transacción que acabamos de hacer. Dicho documento se llama factura, y es un elemento clave en la economía del mundo.
Como trabajador autónomo o independiente, estás en la obligación de llevar registro de tus actividades laborales. En este sentido, no debes olvidar que a pesar de ser independiente tienes una serie de derechos y deberes que recibes al darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Si eres un trabajador autónomo podrás estarte preguntando, ¿y entonces debo hacer yo mis propias facturas? Y la respuesta es que, si no tienes a nadie contratado para esta labor, deberás elaborar y entregar a tus clientes sus respectivas facturas.
En este artículo te contaremos más en detalle qué es una factura de autónomo, veremos algunos tipos de facturas y aprenderás cómo hacer tu primera factura de autónomo a una empresa.
¿Qué es una factura de autónomo?
En cualquier intercambio formal de bienes y servicios es obligatorio según la ley, que exista una constancia o registro de dicho intercambio. Este registro contiene información importante acerca del intercambio realizado.
Por ejemplo, cada que vamos al súper a hacer la compra nos entregan nuestra factura con todos los ítems que compramos, la fecha, el coste y cantidad de cada elemento, la empresa, etc.
La factura tiene muchos propósitos y es muy importante para llevar la contabilidad de cualquier negocio. Por ejemplo, sirve como prueba de que alguien compró algo en una fecha determinada a un precio concreto. Además, es obligatorio facturar por los bienes y servicios que intercambiamos con las demás personas.
Por otro lado, las facturas demuestran nuestro nivel de ingresos en un periodo de tiempo, lo cual puede ser útil en diversos trámites legales y mercantiles. Por ejemplo, para el 2023 se espera la introducción de un nuevo sistema de cobros para la Seguridad Social, y una de las propuestas es una cuota por niveles según el ingreso de las personas.
Cómo hacer tu primera factura de autónomo a una empresa. Cosas que tener en cuenta
Lo primero es saber que las facturas y su contenido están regulados por el Reglamento de Facturación, donde también se establece lo mencionado anteriormente: la obligación de todos los autónomos a entregar una factura en todas sus ventas o transacciones.
Los siguientes son los aspectos más importantes a tener en cuenta dentro de tu factura.
Número de factura
Cada factura tiene un número que la identifica del resto y ayuda a diferenciar compras iguales o simplemente a llevar un mejor orden de la contabilidad. No todas las facturas tienen que pertenecer al mismo grupo y se pueden crear grupos de las mismas según la naturaleza de la actividad.
Fecha de expedición
Se refiere a la fecha en la que se registra la venta o transacción, y normalmente coincide con la fecha de compra.
Nombre y apellidos
Se registran los nombres y apellidos tanto del vendedor o trabajador como del cliente mismo, en caso de que se trate de una persona física.
Número de identificación fiscal
Se trata de un número otorgado por la Administración española, o de ser el caso, la del país miembro de la unión europea al que pertenece la persona que expide la factura.
Domicilio
Se incluye el de ambas partes de la venta o prestación de servicios.
Descripción del servicio
Se incluye información acerca de la transacción realizada, incluyendo precio unitario sin impuesto, recargos adicionales y/o descuentos.
IVA e IRPF
Luego se incluye el IVA a aplicar, así como alguna retención en el IRPF si es el caso. También sería necesario incluir cualquier otro impuesto que pudiera aplicarse, llegado el momento.
Cantidad total a pagar
En este caso se trataría de la sumatoria de todos los impuestos y recargos aplicados por separado en la descripción.
En el caso del IVA y la retención en el IRPF es importante que recuerdes que en tu factura de autónomo a empresa, es obligatorio que tengas en cuenta la retención, y que esta se verá reflejada con signo negativo. Nunca se aplicará la retención si se factura a una persona natural.
Además, como trabajador autónomo estás en la obligación de conservar todas tus facturas de autónomo, con la finalidad de poder realizar los trámites legales necesarios. Sin embargo, en algunos regímenes especiales del IVA, no es necesaria la expedición de una factura.
Tipos de facturas de autónomos
Existen diferentes tipos de factura que pueden ser utilizados por los autónomos para registrar sus operaciones comerciales. Sin embargo, algunas son utilizadas solamente en casos muy particulares.
Por un lado están las facturas electrónicas, que a día de hoy son las predominantes y se espera que su uso aumente con el tiempo. Llegan para reemplazar las facturas elaboradas a mano o en plantillas de Word y Excel.
También están las facturas simplificadas, las cuales pueden ser utilizadas en algunos casos en concreto y con límite máximo de valor involucrado a la facturación. Buscan agilizar transacciones que pueden resultar un poco más cotidianas o de valores bajos.
Las facturas rectificativas, como su nombre lo indica, se utilizan en conjunto con una factura antigua para corregir errores dentro de la misma o para registrar devoluciones y reclamos de productos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la factura que se busca rectificar no puede tener una antigüedad mayor a 4 años.
Por último se tienen las facturas proforma, que son un tipo de factura muy particular ya que no registran una transacción, sino que tienen como objetivo informar sobre una oferta comercial. Este tipo de facturas indican los bienes que recibiría el comprador y a qué precio.
Modelo de factura para autónomos
Cuando se trata de elaborar tu factura, tienes varias opciones; pero una de las más sencillas es descargarte en línea una plantilla de facturación de autónomos, donde encontrarás modelos listos con toda la información base.
No necesariamente tienes que encontrar una que se ajuste a tus necesidades, ya que puedes editarla y acomodarla a tu contexto. Por ejemplo, puedes navegar por la biblioteca de plantillas gratuitas de Canva, donde encontrarás todo tipo de modelos que pueden adaptarse a tus necesidades.
Otra opción es elaborarla desde cero, lo que te permitirá hacerlo a tu manera e incluir todo tipo de información. Lo importante es que sigas la normativa y no dejes fuera ningún campo de información importante.
Esperamos que con esta lectura estés más informado acerca de las opciones que existen para facturar como autónomo, el orden y los buenos hábitos de contabilidad hacen que la facturación sea un tema sencillo.
